Tipps für Therapeuten

Liebe Therapeuten,

die gesetzlichen Rahmenbedingungen machen es immer schwieriger, eine Praxis erfolgreich zu führen. In Kooperation mit dem Bund vereinter Therapeuten (BvT) gebe ich Ihnen daher zu jedem BvT-Newsletter Tipps, wie Sie Ihre Praxis optimieren können.

Viel Wissen und Erfahrung kommt aus der familieneigenen Ergotherapiepraxis, die seit über 20 Jahren besteht und mittlerweile auf über 20 Mitarbeiter angewachsen ist. Der wirtschaftliche Erfolg kam vor allem über meinen Vater, der als Betriebswirt vor etwa 10 Jahren begann, die Praxis meiner Mutter nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen zu optimieren.

Ich habe Design studiert und mich nach einigen Jahren in verschiedenen Designagenturen dazu entschlossen, mich auf Marketing für Heilmittelerbringer und Heilpraktiker zu spezialisieren.

Ich bin jedoch auch mit der Leitung des Backoffice der Ergotherapiepraxis betraut, so dass ich Heilmittelerbringer sehr praxisorientiert beraten kann.

Tipp 1 Ausfallrechnungen

Sicher kennen Sie das leidige Thema Ausfallrechnung und die damit verbundenen unangenehmen Diskussionen. Ärgerlich wird es vor allem dann, wenn der Patient selbst nichts dafür kann (plötzliche Erkrankung, Stau auf der Autobahn …). Die meisten Patienten haben sehr wohl das Geld, um einen ausgefallenen Termin zu bezahlen, sehen das aber nicht ein, beziehungsweise wollen sich das Geld einfach sparen. Es fehlt das Bewusstsein für das eigentliche Problem (Umsatzausfall, denn die Kasse nicht bezahlt).

Seitdem wir jeden Patienten bei der Neuaufnahme eine Vereinbarung unterschreiben lassen, gibt es kaum noch Probleme und die Patienten achten auch viel mehr darauf, keinen Termin zu versäumen.

Gerne können Sie diesen Textvorschlag nutzen.

Am Telefon hilft es, wenn wir zwar Verständnis äußern, dass es schwierig ist zu verstehen, dass eine Behandlung – bis auf die Zuzahlung – nichts kostet, wenn man sie in Anspruch nimmt, man aber etwas bezahlen muss, wenn man sie nicht in Anspruch nimmt. In der Regel wird aber die Argumentation akzeptiert, dass es gar nicht darum geht, ob der Patient jetzt am Ausfall Schuld ist (ist er bei plötzlicher Erkrankung ja nicht), sondern dass das Ausfallrisiko nicht auf die Praxis abgewälzt werden kann. Das gilt ja in vielen anderen Fällen auch (Theaterkarten, Hotelzimmer usw.).

Wir sind nur zu Ausnahmen bereit, wenn wir sehen, dass der Patient tatsächlich kein Geld hat. Das erkennt man etwa daran, dass er zuzahlungsbefreit ist.

Tipp 2 Werbeflächenpauschale

Die Mitarbeiter bringen Werbeschilder der Praxis an den hinteren Scheiben ihres eigenen Fahrzeugs an (Saugnäpfe) und erhalten dafür eine monatliche Pauschale.

Vorteile für die Praxis

Die Praxis hat mobile Werbeflächen und kann dafür andernorts für die Werbung Geld einsparen.

Vorteile für die Mitarbeiter

Sie erhalten zusätzlich zu ihrem Einkommen noch ein Einkommen, für das keine Steuern und Sozialabgaben anfallen. Es gibt nämlich eine Freigrenze von 256 € für „sonstige Einkünfte”, so dass monatlich ein Betrag von 21€ überwiesen werden kann.

Damit die Gefahr einer Beanstandung durch einen Finanzprüfer weitgehend minimiert wird, sollte eine Werbeflächenvereinbarung unabhängig vom Anstellungsvertrag (wie unter Dritten) geregelt werden, also:

Separater Vertrag, nicht Teil des Anstellungsvertrag

Separate Überweisung (Dauerauftrag)

Gegenstand der Vereinbarung sollte eine permanente Anbringung sein (nicht nur während der Hausbesuche) mit Sanktionierungsmöglichkeit.

Hier ist eine Formulierungshilfe.

Da die Idee für eine solche Konstruktion relativ neu ist, haben wir steuerlich keine spezifischen Informationen im Internet gefunden. Nachdem jeder Dritte jedoch auch eine entsprechende Werbetafel haben könnte, wird es unproblematisch sein. Ich kann jedoch keine Gewähr übernehmen, da sich die Rechtsprechung auch ändern kann. Es wäre auch denkbar, statt Schilder hinter Windschutzscheiben zu montieren, hinten am Fahrzeug den schmalen Streifen unter dem Nummernschild für einen Schriftzug der Praxis zu verwenden. Vielen Nummernschildhalter bieten diese Möglichkeit, die häufig von Autohäusern genutzt wird. Es ist aber zu fragen, ob die Gegenleistung nicht (auch vom Finanzamt) als zu gering angesehen wird und ob nicht die Chance, eine kostengünstige und gute Werbung für die Praxis zu haben, damit vertan wird.

Tipp 3 Call-Center

Wenn man mit einem Call-Center zusammenarbeitet, klingelt es zunächst nur in der Praxis; wenn dort niemand hingeht, klingelt es auch im Call-Center. Sofern das Call-Center Zugang zu einem elektronischen Terminkalender hat, können dort Termine zum Beispiel auch auf „abgesagt“ gesetzt werden oder neue Termine vergeben werden.

Das Call-Center schickt von jedem Telefonat eine Email an die Praxis mit dem Inhalt des Gesprächs und unter Umständen mit einer Anmeldung als Anhang.

Vorteile für die Praxis

  • Es gehen keine Neuanmeldungen mehr verloren.
  • Da sich das Call-Center mit dem Namen der Praxis meldet, erscheint die Praxis als permanent erreichbar und vieles kann direkt vom Call-Center erledigt werden.
  • Via Email wird man genau über jeden Anruf informiert und das spart der Praxis Zeit.
  • Da der Anruf nur dann an das Call-Center weitergeleitet wird, wenn niemand in der Praxis an das Telefon geht, bleiben die Kosten überschaubar.
  • Unter Umständen kann im Gegenzug auf eine Thekenkraft verzichtet werden, oder die Stundenzahl reduziert werden.

Zu erwartende Kosten

Die Kosten liegen bei ungefähr 2,90€ pro Anruf (inkl. MwSt).

Empfehlung für ein Call-Center

Es gibt natürlich viele Call-Center in Deutschland, die solche Aufgaben übernehmen können. Gute Erfahrungen gibt es mit der Firma BFM-Services (www.bfm-services.com) . Diese haben auch speziell mit Praxen Erfahrung.

Hier ist ein Muser für einen Erfassungsbogen einer Neuaufnahme im Bereich der Ergotherapie.

 

Tipp 4 –Korrekturfaxe an den Arzt

Es ist eine immense Erleichterung beim Zusammenstellen eines Faxes für den Arzt mit einem laminierten Umschlag (links) und einem Formular (unten) zu arbeiten, auf dem die Korrekturen bzw. Änderungen direkt eingetragen werden.

So werden Einleger, Rezept und Korrekurformular zum Faxen eingelegt:

Fax Rezeptkorrektur   Fax Fristabweichung

Hier finden Sie ein bearbeitbares Muster für den Einleger und den Korrekturformular am Beispiel der Ergotherapie, das Sie gerne für Ihre Zwecke anpassen können.

Hier finden Sie ein Muster für Physiotherapeuten.

Ihre Julia Jess

P.S.: Sie haben selber Ideen, wie Ihre Kollegen die Praxis wirtschaftlicher machen können? Dann schreiben Sie mich an. Wir veröffentlichen gerne geeignete Tipps in den BvT Newslettern.